تا به حال برایتان پیش آمده که نرم‌افزار حسابداری نشان دهد از یک کالا ۲۰ عدد در مغازه دارید، اما وقتی قفسه یا انبار را می‌شمارید، فقط ۱۷ عدد پیدا کنید؟
یا برعکس، سیستم موجودی یک کالا را ۱۰ عدد نشان دهد، اما هنگام شمارش متوجه شوید ۱۲ عدد از آن در مغازه دارید؟
این اختلاف بین عدد ثبت‌شده در سیستم و تعداد واقعی کالا، مغایرت موجودی کالا نام دارد.
مغایرت موجودی یکی از مشکلات رایج فروشگاه‌ها و مغازه‌هاست و اگر به‌موقع بررسی نشود، می‌تواند باعث اشتباه در خرید، فروش، محاسبه سود و تصمیم‌گیری درباره موجودی کالا شود. منابع تخصصی مدیریت موجودی نیز ثبت نادرست ورود و خروج، مرجوعی، ضایعات، سرقت و خطاهای شمارش را از عوامل مهم ایجاد اختلاف موجودی می‌دانند.
اما چرا چنین اتفاقی می‌افتد و چطور می‌توان علت آن را پیدا کرد؟
در این مقاله ۱۰ علت رایج را بررسی می‌کنیم.
مغایرت موجودی کالا یعنی چه؟
به زبان ساده:
موجودی واقعی یعنی تعداد کالایی که واقعاً در قفسه، انبار یا محل نگهداری مغازه وجود دارد.
موجودی سیستمی یعنی تعدادی که بر اساس خرید، فروش، برگشت کالا و سایر عملیات ثبت‌شده در نرم‌افزار حسابداری باید در اختیار داشته باشید.
مثلاً فرض کنید در سیستم برای کالای «کابل شارژ» این اطلاعات ثبت شده است:
وضعیت | تعداد |
|---|---|
موجودی در سیستم | ۲۰ عدد |
موجودی واقعی در مغازه | ۱۷ عدد |
مغایرت | ۳ عدد کسری |
در این حالت باید مشخص کنیم این ۳ عدد کالا کجا رفته‌اند.
ممکن است فروش آن‌ها ثبت نشده باشد، ممکن است کالا خراب یا ضایع شده باشد، ممکن است هنگام شمارش اشتباه کرده باشیم یا حتی ممکن است خرید یا برگشت کالا به‌درستی ثبت نشده باشد.
بنابراین اولین کار، اصلاح عدد موجودی نیست؛ پیدا کردن علت اختلاف است.
۱۰ علت اصلی اختلاف موجودی کالا با موجودی واقعی
۱. فروش کالا ثبت نشده است
یکی از ساده‌ترین و رایج‌ترین دلایل مغایرت این است که کالا فروخته شده، اما فروش آن در سیستم ثبت نشده است.
مثلاً:
موجودی سیستم:
۵۰ عدد
در طول روز ۳ عدد از کالا فروخته شده، اما یکی از فروش‌ها در نرم‌افزار ثبت نشده است.
در پایان روز:
موجودی سیستم = ۴۷ عدد
اما اگر فروش ثبت‌نشده را فراموش کرده باشید، سیستم ممکن است عدد دیگری نشان دهد.
به همین دلیل، اگر موجودی واقعی کمتر از موجودی سیستم است، یکی از اولین مواردی که باید بررسی شود فروش‌های ثبت‌شده است.
۲. خرید کالا ثبت نشده یا اشتباه ثبت شده است
مغایرت همیشه به معنی کمبود کالا نیست.
گاهی موجودی واقعی بیشتر از موجودی سیستم است.
مثلاً شما ۲۰ عدد کالا از فروشنده تحویل گرفته‌اید، اما فاکتور خرید هنوز ثبت نشده است.
در این شرایط:
موجودی واقعی > موجودی سیستم
است.
بنابراین اگر موجودی واقعی بیشتر از عدد نرم‌افزار است، خریدهای اخیر را بررسی کنید.
۳. کالا با محصول اشتباه ثبت شده است
این مشکل در مغازه‌هایی که کالاهای مشابه زیادی دارند بسیار رایج است.
فرض کنید دو کالا دارید:
کابل شارژ Type-C برند A
کابل شارژ Type-C برند B
فروشنده ممکن است هنگام ثبت فروش، کالای مشابه دیگری را انتخاب کند.
در نتیجه:
یک کالا در سیستم کمتر می‌شود و کالای دیگری بیشتر.
در نهایت مجموع کالاها ممکن است درست به نظر برسد، اما موجودی هر محصول اشتباه خواهد بود.
برای جلوگیری از این مشکل بهتر است نام کالاها، دسته‌بندی و واحد اندازه‌گیری آن‌ها را از ابتدا منظم تعریف کنید.
استاندارد نبودن نام کالاها و تعریف یک محصول با چند نام مختلف نیز می‌تواند باعث پراکنده شدن موجودی و فروش یک کالا شود.
۴. برگشت از فروش ثبت نشده است
فرض کنید مشتری کالایی را خریداری کرده و چند روز بعد آن را برمی‌گرداند.
اگر کالا واقعاً به مغازه برگشته باشد ولی برگشت از فروش در سیستم ثبت نشود، موجودی واقعی بیشتر از موجودی سیستم خواهد شد.
مثلاً:
موجودی سیستم: ۱۰ عدد
مشتری یک کالا را پس می‌دهد.
موجودی واقعی: ۱۱ عدد
اما سیستم همچنان ۱۰ عدد نشان می‌دهد.
بنابراین هنگام بررسی مغایرت باید مرجوعی‌های اخیر را نیز بررسی کنید.
۵. کالای خراب یا ضایعات از موجودی خارج شده است
همه کالاهایی که از موجودی واقعی کم می‌شوند، الزاماً فروخته نشده‌اند.
ممکن است کالا:
خراب شده باشد
شکسته باشد
فاسد شده باشد
آسیب دیده باشد
تاریخ مصرف آن گذشته باشد
برای مصرف داخلی مغازه استفاده شده باشد
مثلاً یک فروشگاه مواد غذایی ممکن است چند محصول تاریخ‌گذشته داشته باشد که دیگر قابل فروش نیستند.
اگر این کالاها از قفسه خارج شوند اما در سیستم ثبت نشوند، موجودی واقعی با موجودی سیستم اختلاف پیدا می‌کند.
ثبت و کنترل ضایعات و کسری موجودی برای جلوگیری از ارائه تصویر نادرست از وضعیت مالی فروشگاه اهمیت دارد.
۶. اشتباه در شمارش موجودی واقعی
گاهی مشکل اصلاً از نرم‌افزار نیست؛ شمارش دستی اشتباه انجام شده است.
مثلاً:
سیستم:
۳۸ عدد
شما هنگام شمارش:
۳۵ عدد
به دست آورده‌اید.
اما ممکن است سه عدد از کالا:
در انبار پشتی باشد
داخل کارتن باشد
در ویترین دیگری قرار گرفته باشد
نزد تعمیرکار یا بخش خدمات باشد
در محل دیگری از مغازه قرار داشته باشد
بنابراین قبل از اصلاح موجودی، بهتر است شمارش را یک بار دیگر و با دقت انجام دهید.
برای کالاهای پرارزش یا پرفروش، شمارش دوره‌ای می‌تواند احتمال خطا را کاهش دهد.
۷. واحد کالا اشتباه ثبت شده است
این مورد مخصوصاً در مغازه‌هایی که کالا را با واحدهای مختلف می‌فروشند اهمیت دارد.
مثلاً کالایی را به صورت:
عدد
بسته
کارتن
متر
کیلوگرم
خرید و فروش می‌کنید.
اگر واحد ثبت‌شده در سیستم با نحوه واقعی خرید و فروش هماهنگ نباشد، موجودی می‌تواند به‌مرور دچار اختلاف شود.
مثلاً:
یک کارتن شامل ۱۲ عدد کالا است.
اگر یک بار «۱ کارتن» و بار دیگر «۱ عدد» ثبت شود، بدون اینکه تبدیل واحد مشخص باشد، موجودی سیستم به‌سرعت از واقعیت فاصله می‌گیرد.
۸. فاکتور خرید یا فروش دوبار ثبت شده است
یکی دیگر از دلایل مهم مغایرت، ثبت تکراری یک عملیات است.
فرض کنید یک فاکتور خرید شامل ۱۰ عدد کالا است.
اگر همان فاکتور دوبار در سیستم ثبت شود، نرم‌افزار تصور می‌کند:
۲۰ عدد کالا وارد شده است.
در حالی که در واقع فقط:
۱۰ عدد
تحویل گرفته‌اید.
همین اتفاق می‌تواند در فروش نیز رخ دهد و موجودی سیستم را کمتر از مقدار واقعی نشان دهد.
پس اگر اختلاف قابل توجهی مشاهده کردید، فاکتورهای خرید و فروش مرتبط با آن کالا را بررسی کنید.
۹. موجودی اولیه کالا اشتباه وارد شده است
گاهی مغایرت از همان روز اول شروع شده است!
فرض کنید هنگام شروع کار با نرم‌افزار:
موجودی واقعی = ۳۰ عدد
اما موجودی اولیه کالا را اشتباهی:
۲۵ عدد
ثبت کرده‌اید.
از آن به بعد، اگر تمام خریدها و فروش‌ها را کاملاً درست هم ثبت کنید، همچنان سیستم با موجودی واقعی ۵ عدد اختلاف خواهد داشت.
به همین دلیل ثبت صحیح موجودی اولیه اهمیت زیادی دارد.
در ساوین نیز برای شروع کار، موجودی ابتدای دوره کالاها در نظر گرفته شده و برای ثبت آن باید تعداد واقعی کالا و قیمت اولیه آن با دقت وارد شود.
۱۰. کسری، سرقت یا خروج کالا بدون ثبت
گاهی تمام ثبت‌های حسابداری درست هستند اما کالا واقعاً از مغازه خارج شده است.
مثلاً:
سرقت
گم‌شدن کالا
خروج کالا برای مصرف شخصی
تحویل کالا به شخص دیگر
ارسال کالا برای تعمیر
خروج کالا بدون صدور فاکتور
جابه‌جایی کالا بدون ثبت
در این شرایط موجودی واقعی کمتر از عدد سیستم خواهد بود.
نکته مهم: اگر موجودی سیستم بیشتر از موجودی واقعی است، صرفاً کم کردن عدد موجودی، علت اصلی مشکل را حل نمی‌کند.
باید مشخص شود کالا دقیقاً در چه مرحله‌ای از چرخه خرید تا فروش از بین رفته یا ثبت نشده است. منابع تخصصی مدیریت موجودی نیز تأکید می‌کنند که در صورت کسری، ابتدا علت‌هایی مانند سرقت، ضایعات ثبت‌نشده، انتقال بدون ثبت و خطای تحویل بررسی شود.
اگر موجودی واقعی کمتر از موجودی سیستم باشد چه کنیم؟
فرض کنید نرم‌افزار می‌گوید:
۲۵ عدد
اما در مغازه فقط:
۲۲ عدد
وجود دارد.
در این حالت ۳ عدد کسری داریم.
بهتر است این مراحل را انجام دهید:
مرحله اول: دوباره شمارش کنید
ممکن است اشتباه شمارش کرده باشید.
مرحله دوم: خریدهای اخیر را بررسی کنید
آیا کالایی وارد شده که هنوز ثبت نشده یا برعکس؟
مرحله سوم: فروش‌ها را بررسی کنید
آیا تمام فروش‌ها ثبت شده‌اند؟
مرحله چهارم: مرجوعی‌ها را بررسی کنید
آیا کالایی برگشته یا از مغازه خارج شده است؟
مرحله پنجم: ضایعات و خرابی‌ها را بررسی کنید
آیا کالایی خراب شده و از چرخه فروش خارج شده است؟
مرحله ششم: نام و واحد کالا را بررسی کنید
آیا کالا اشتباهی با محصول دیگری ثبت نشده؟
مرحله هفتم: فاکتورهای تکراری را بررسی کنید
آیا یک خرید یا فروش دوبار ثبت نشده است؟
مرحله هشتم: در صورت نیاز، علت کسری را ثبت و اصلاح کنید
بعد از پیدا کردن علت، موجودی را به شکل اصولی اصلاح کنید.
اگر موجودی واقعی بیشتر از موجودی سیستم باشد چه؟
این حالت هم مهم است.
مثلاً:
موجودی سیستم: ۱۸ عدد
موجودی واقعی: ۲۲ عدد
یعنی ۴ عدد بیشتر از چیزی که سیستم انتظار دارد.
در این شرایط معمولاً باید موارد زیر را بررسی کنید:
آیا خریدی ثبت نشده؟
آیا برگشت از فروش ثبت نشده؟
آیا موجودی اولیه اشتباه وارد شده؟
آیا کالا با نام دیگری ثبت شده؟
آیا شمارش قبلی اشتباه بوده؟
آیا کالایی از شخص دیگری وارد مغازه شده ولی هنوز ثبت نشده است؟
پس موجودی بیشتر هم به همان اندازه نیازمند بررسی است.
بهترین روش برای جلوگیری از مغایرت موجودی چیست؟
پیشگیری همیشه بهتر از اصلاح مداوم موجودی است.
۱. ورود کالا را همان زمان ثبت کنید
وقتی کالا وارد مغازه می‌شود، ثبت خرید را به روزهای بعد موکول نکنید.
۲. فروش را بلافاصله ثبت کنید
فروش‌های ثبت‌نشده یکی از مهم‌ترین دلایل اختلاف موجودی هستند.
۳. مرجوعی را ثبت کنید
کالایی که به مغازه برگشته باید در سیستم نیز اثر خود را نشان دهد.
۴. کالاها را با نام مشخص تعریف کنید
برای یک کالا چند نام مختلف نسازید.
۵. واحد کالا را از ابتدا درست انتخاب کنید
عدد، بسته، کارتن، متر و کیلوگرم را با دقت مشخص کنید.
۶. موجودی را دوره‌ای کنترل کنید
لازم نیست همیشه تمام کالاهای مغازه را یک‌جا بشمارید.
می‌توانید کالاهای:
پرفروش
گران‌قیمت
پرریسک
دارای گردش زیاد
را با فاصله‌های کوتاه‌تر کنترل کنید.
موجودی‌گیری دوره‌ای و حتی شمارش چرخشی برای کالاهای مهم، از روش‌های رایج کنترل موجودی است.
آیا نرم‌افزار حسابداری می‌تواند جای شمارش واقعی را بگیرد؟
خیر.
نرم‌افزار حسابداری می‌تواند ورود و خروج کالا را بر اساس اطلاعات ثبت‌شده محاسبه کند، اما اگر اطلاعات اولیه یا عملیات روزانه اشتباه باشند، خروجی سیستم نیز اشتباه خواهد بود.
به زبان ساده:
نرم‌افزار موجودی ثبت‌شده را محاسبه می‌کند؛ انبارگردانی مشخص می‌کند موجودی واقعی چقدر است.
به همین دلیل حتی با وجود یک نرم‌افزار حسابداری مناسب، کنترل دوره‌ای موجودی واقعی ضروری است. منابع تخصصی نیز تأکید می‌کنند که هیچ نرم‌افزاری جای شمارش فیزیکی موجودی را به‌طور کامل نمی‌گیرد.
موجودی کالا چه ارتباطی با سود مغازه دارد؟
این موضوع بسیار مهم است.
اشتباه در موجودی فقط یک مشکل انبار نیست.
موجودی کالا با بهای تمام‌شده و محاسبه سود ارتباط دارد.
اگر ورود و خروج کالا درست ثبت نشود، ممکن است بهای تمام‌شده فروش نیز به شکل صحیح محاسبه نشود و در نتیجه گزارش سود و زیان قابل اتکا نباشد.
در سیستم‌های حسابداری فروشگاهی، ثبت درست خرید، فروش و برگشت کالا برای محاسبه موجودی و بهای تمام‌شده اهمیت مستقیم دارد.
برای مثال:
اگر سیستم تصور کند ۲۰ عدد کالا فروخته‌اید، در حالی که فروش واقعی ۱۸ عدد بوده، محاسبات مربوط به موجودی و سود نیز می‌تواند تحت تأثیر قرار گیرد.
کنترل موجودی کالا در ساوین
در حسابداری ساوین، کالاها دارای موجودی هستند و خرید، فروش و برگشت کالا در گردش آن‌ها اثر می‌گذارد.
ساوین همچنین امکان مشاهده گردش کالا و گزارش‌های مرتبط با موجودی و سود محصول یا خدمت را فراهم می‌کند.
برای شروع کار نیز می‌توانید موجودی اولیه کالاها را مشخص کنید و سپس خرید و فروش‌های بعدی را ثبت کنید.
این موضوع کمک می‌کند به‌جای اینکه فقط بدانید:
«چقدر فروخته‌ام؟»
بتوانید بررسی کنید:
«چه کالایی دارم، چقدر از آن فروخته شده و وضعیت سود آن چگونه است؟»
جمع‌بندی
اگر موجودی کالا با موجودی واقعی مغازه فرق دارد، اول موجودی را اصلاح نکنید؛ ابتدا علت اختلاف را پیدا کنید.
مهم‌ترین دلایل مغایرت عبارت‌اند از:
فروش ثبت‌نشده
خرید ثبت‌نشده
انتخاب کالای اشتباه
برگشت از فروش ثبت‌نشده
ضایعات و کالای خراب
اشتباه در شمارش
اشتباه در واحد کالا
ثبت تکراری فاکتور
موجودی اولیه اشتباه
کسری، سرقت یا خروج کالا بدون ثبت
یک سیستم حسابداری زمانی می‌تواند گزارش قابل اعتمادی از موجودی و سود به شما بدهد که ورود و خروج کالاها دقیق و منظم ثبت شوند.
اگر اختلاف موجودی را به‌صورت دوره‌ای بررسی کنید، خیلی زودتر می‌توانید خطا، کسری، ضایعات یا ثبت‌های اشتباه را پیدا کنید.
سوالات متداول
چرا موجودی نرم‌افزار با موجودی واقعی مغازه فرق دارد؟
معمولاً به دلیل ثبت نشدن فروش یا خرید، برگشت کالا، ضایعات، اشتباه در شمارش، ثبت اشتباه کالا یا واحد، فاکتور تکراری و خروج کالا بدون ثبت است.
موجودی واقعی چیست؟
موجودی واقعی تعداد کالاهایی است که در زمان شمارش واقعاً در مغازه یا محل نگهداری کالا وجود دارند.
اگر موجودی واقعی کمتر از موجودی سیستم باشد چه کنیم؟
ابتدا دوباره شمارش کنید و سپس فروش‌ها، خریدها، مرجوعی‌ها، ضایعات و خروج کالا را بررسی کنید تا علت کسری مشخص شود.
آیا باید هر بار که مغایرت پیدا شد عدد موجودی را دستی اصلاح کنیم؟
خیر. بهتر است ابتدا علت اختلاف مشخص شود. اصلاح صرف عدد موجودی بدون پیدا کردن علت، ممکن است مشکل را پنهان کند و در آینده دوباره تکرار شود. حتی برخی نرم‌افزارهای حسابداری نیز در راهنمای خود بر بررسی علت مغایرت به جای اصلاح مستقیم عدد تأکید کرده‌اند.
هر چند وقت یک‌بار باید موجودی کالا را شمارش کنیم؟
برای کالاهای پرفروش، گران‌قیمت یا حساس بهتر است کنترل با فاصله کوتاه‌تری انجام شود. برای سایر کالاها نیز می‌توان موجودی‌گیری دوره‌ای یا چرخشی انجام داد.
نظرات (0)
هنوز نظری برای این پست ثبت نشده است.