یکی از مهمترین بخشهای مدیریت مالی در هر کسبوکار، مدیریت حساب اشخاص، بدهکاران و بستانکاران است. در روشهای سنتی و دفتری، استخراج گردش حساب یک مشتری معمولاً زمانبر است و احتمال بروز خطا در محاسبات وجود دارد. اما با اپلیکیشن حسابداری ساوین حساب، شما میتوانید تنها با چند لمس ساده روی گوشی اندرویدی خود، صورتحساب دقیق اشخاص را استخراج کرده و به صورت فایل رسمی PDF جهت تسویه حساب برای مشتریان یا فروشندگان ارسال کنید.
در این مقاله، آموزش گامبهگام و تصویری تهیه صورتحساب اشخاص با گوشی را مرور میکنیم.
اهمیت دریافت خروجی PDF صورتحساب با گوشی
شفافیت در حسابوکتاب، اساس اعتماد در بازار است. ارائه یک صورتحساب استاندارد و شکیل به مشتری باعث میشود:
تسویه سریعتر: مشتری جزییات دقیق بدهکاری یا بستانکاری (فاکتورها و دریافتیها) را با تاریخ مشاهده میکند.
کاهش خطای انسانی: محاسبات به صورت هوشمند و خودکار انجام میشوند.
ارسال آسان: امکان ارسال سریع در پیامرسانهای ایرانی و خارجی مثل ایتا، روبیکا، تلگرام و واتساپ وجود دارد.
قابلیت چاپ: فایل PDF استاندارد بهگونهای طراحی شده که آماده چاپ روی کاغذ A4 با فرمت رسمی است.
راهنمای گامبهگام تهیه صورتحساب اشخاص در اپلیکیشن ساوین حساب
برای تهیه گزارش گردش حساب اشخاص، مراحل ساده زیر را دنبال کنید:
گام اول: ورود به بخش گزارشات
در نوار منوی پایین برنامه (نویگیشن)، روی آیکون «گزارشات» کلیک کنید تا وارد منوی اصلی گزارشهای مالی شوید.
گام دوم: انتخاب گزینهی صورتحساب اشخاص
در صفحه گزارشات، گزینهی «صورتحساب اشخاص (گردش حساب بدهکاران و بستانکاران)» را انتخاب کنید تا وارد صفحه تنظیمات گزارش شوید.
گام سوم: تعیین تب (مشتریان یا فروشندگان) و بازه زمانی
در بالای صفحه، ابتدا مشخص کنید که قصد دریافت گزارش کدام بخش را دارید:
سربرگ مشتریان: برای مشاهده گردش حساب خریداران و بدهکاران مغازه.
سربرگ فروشندگان: برای بررسی بدهیها و حسابهای دفتری با تامینکنندگان کالا.
سپس در فیلدهای «از تاریخ» و «تا تاریخ»، بازه زمانی مورد نظر خود را مشخص کنید (به عنوان مثال از اول تا انتهای ماه).
دو روش دریافت خروجی PDF در ساوین حساب
بستگی به این دارد که قصد ارائه صورتحساب کلی داشته باشید یا بخواهید صورتحساب یک شخص خاص را استخراج کنید:
روش اول: تهیه صورتحساب کلی (تمام مشتریان یا فروشندگان)
اگر میخواهید لیست کلی تمام اشخاص را به همراه بدهکاری، بستانکاری و مانده حساب نهایی در قالب یک سند PDF داشته باشید:
بازه زمانی را تنظیم کنید.
مستقیماً دکمه «خروجی PDF» (با آیکون سند) را بزنید.
فایل PDF کلی شامل تمام اشخاص ساخته میشود که میتوانید آن را ذخیره یا چاپ کنید.
روش دوم: تهیه صورتحساب اختصاصی برای یک شخص خاص
اگر مشتری از شما ریز گردش حساب و فاکتورهای خود را درخواست کرده است:
ابتدا دکمه «نمایش گزارش» را بزنید تا لیست اشخاص بر اساس بازه زمانی انتخابی نمایش داده شود.
با استفاده از کادر جستجو (نام، شرکت یا وضعیت)، شخص مورد نظر را به سرعت پیدا کنید.
روی دکمه سنجاق (گیره/ضمیمه) که روی کارت مشخصات همان شخص قرار دارد کلیک کنید.
اپلیکیشن بلافاصله صورتحساب رسمی و دقیقِ ریزِ فاکتورها، دریافتها و پرداختهای همان شخص را در قالب یک فایل PDF عالی آماده میکند.
ویژگیهای سند PDF خروجی ساوین حساب
سند PDF تولید شده توسط برنامه، کاملاً بر اساس استانداردهای رسمی حسابداری طراحی شده و شامل موارد زیر است:
سربرگ رسمی: شامل نام کسبوکار شما، تاریخ و ساعت چاپ، و بازه زمانی گزارش.
اطلاعات طرف حساب: نام شخص، کد ملی و شماره تلفن.
جدول ریز گردش: ردیف، تاریخ، شماره سند، شرح عملیات (شماره فاکتور یا دریافت/پرداخت)، مبلغ بدهکار، مبلغ بستانکار و مانده لحظهای.
خلاصه مالی: جمع کل بدهکار، جمع کل بستانکار، مانده نهایی حساب و درج مانده به حروف.
بخش امضاء: کادر مشخص برای تنظیمکننده، حسابدار، مدیر مالی و مهر و امضای طرف حساب.
نحوه اشتراکگذاری و چاپ صورتحساب
پس از ساخته شدن فایل PDF روی گوشی:
میتوانید آن را مستقیماً در حافظه گوشی ذخیره کنید.
با استفاده از دکمه اشتراکگذاری، فایل را مستقیماً برای مشتری در ایتا، تلگرام، واتساپ یا روبیکا ارسال کنید.
در صورت نیاز به نسخه کاغذی، آن را به پرینترهای همراه یا شبکه متصل کرده و روی کاغذ A4 چاپ کنید.
جمعبندی
اپلیکیشن ساوین حساب با سادهسازی فرآیند پیچیده گزارشگیری مالی، این امکان را فراهم کرده تا هر مغازهدار و دارنده کسبوکاری بتواند بدون نیاز به دانش پیچیده حسابداری یا کامپیوترهای گرانقیمت، حساب و کتاب اشخاص را مدیریت کند و در کمترین زمان ممکن صورتحسابهای شفاف و حرفهای ارائه دهد.
نظرات (0)
هنوز نظری برای این پست ثبت نشده است.